Estudiantes de UTNBA desarrollan un software para la gestión de asistencia a través de tablets

Sabrina Vit y Luis Sosa, estudiantes de Ingeniería en Sistemas de Información de la Facultad, y trabajadores del área de Desarrollo de Soluciones Informáticas de la UTNBA, desarrollaron una aplicación para el control de la asistencia de alumnos a través de tablets para la materia Proyecto Final. Este desarrollo, que ya fue incorporado tanto en la Sede Medrano, como en Campus, sincroniza datos con el Sistema Integrado de Gestión Académica (SIGA) y agiliza la tarea del personal no docente.

El proyecto era una de las propuestas de trabajo de la asignatura Proyecto Final, que los estudiantes cursaron en 2016. “Desde la Secretaría le ofrecimos al equipo de Proyecto Final una serie de opciones con necesidades a desarrollar para la Facultad y tanto la docente como los alumnos aprobaron esta mejora”, comentó la Ing. Vanina Bottini, Secretaria de Planeamiento y Gestión de Procesos de la UTN Buenos Aires.

Los estudiantes se inclinaron por el control de asistencia a través de tablets para alumnos de grado y, durante el primer cuatrimestre, realizaron un relevamiento sobre todas las tecnologías disponibles y las diferentes opciones que se podían emplear para concretar el desarrollo.

El proyecto tuvo tres instancias: el revelamiento de necesidades, la selección de la alternativa y el desarrollo de la solución. En este sentido, la aplicación permite evitar errores de vuelco manual de asistencia, eliminar el papel y mejorar el control de la asistencia pudiendo ver la foto del alumno. Asimismo, permite actualizar datos de cambios de curso y reincorporaciones en forma online (hoy el alumno que cambio de curso le presenta al bedel un formulario y se lo gestiona manualmente). Por último, supone un potencial de reportes de gestión amplio para tutorías, docentes, entre otros actores que trabajan todos los días con los estudiantes.

 “Con esta herramienta la tarea se automatiza. Cada bedel tiene los cursos asignados en su tablet; lleva un control de los cursos por los que pasó y le recuerda aquellos que están pendientes. Cuando el bedel termina de tomar lista, el sistema se sincroniza con el SIGA y actualiza la información”, aseguró Sosa.

Para que la aplicación habilite al bedel a tomar lista, debe haber un profesor en el curso. Sin embargo, si el docente no aparece en el listado oficial del SIGA, el bedel puede agregarlo en el momento. “Esto está previsto para ocasiones especiales en las que un profesor es convocado a dictar algún tema específico del programa y no está dado de alta en el sistema – explicó Sosa-. Esa información también se carga a través de la tablet”.

La aplicación permite además dejar registro de las distintas contingencias que puedan surgir al momento de tomar asistencia: “un día de paro, un día de examen, o dejar asentada alguna observación en la asistencia de un alumno, como por ejemplo si faltó y presenta un certificado médico. Eso se carga en el sistema y después se tiene en cuenta a la hora de determinar si se da de baja un alumno o no, en caso de que exceda la cantidad de faltas permitidas”, detalló Sosa.

En ese sentido, Vit explicó que toda la información recabada por los bedeles y volcadas en las tablets queda almacenada en el SIGA. Tanto el Jefe de Bedelía, como los bedeles autentican su identificación a través de su usuario del Sistema Integrado de Aplicaciones (SInAp). “Integramos el sistema de la Tablet para que se autentique con el usuario SinAp con el objetivo de centralizar usuarios y así evitar que cada bedel deba crear una nueva cuenta para usar la aplicación”, sostuvo Vit, y destacó que el sistema funciona off line, por lo que, si se pierde la conexión a internet, se puede seguir trabajando y, cuando se recupera, se sincroniza.

Para  implementar el sistema, la Facultad adquirió  tablets y cedió espacio en su data center para que los estudiantes pudieran armar el servidor para la interface con el SIGA. Asimismo, los alumnos planificaron formaciones especiales para capacitar a los bedeles.

“Desde la Secretaría participamos de todo el proceso respaldándolo. Definimos la solución mejor para el contexto y como paso inicial de la simplificación del proceso. Fue la mejor elección en términos de la relación costo-beneficio-explicó Bottini-. Resulta muy valioso que el esfuerzo de los propios alumnos derive en soluciones aplicables a nuestra Facultad, es un win win y tiene un valor no solo por la solución en sí, sino por la satisfacción de mejorar una Facultad que nos pertenece a todos”.

La aplicación se puso a prueba el 31 de enero de este año en los siete cursos de la Escuela de verano, en Campus. En este sentido, todos los actores consultados destacan que los bedeles cumplieron un rol fundamental en la implementación del proyecto: “Los estudiantes buscaron entender, a partir de un relevamiento, el proceso que usábamos para tomar lista, -comenta Anabella Presmanes, bedel de la sede Campus-. En una segunda instancia, comenzaron las reuniones en donde íbamos viendo el proyecto y opinando al respecto. Ellos propusieron una idea principal y en base a eso fuimos dando nuestros diferentes puntos de vista ya sea con mejoras o cambios. Nos hicieron partícipes a los bedeles tanto de Medrano como de Campus, lo cual creemos sirvió para poder mejorar la implementación del proyecto”.

Luego de la capacitación, los bedeles de ambas sedes hicieron devoluciones a los estudiantes, sobre mejoras o modificaciones a partir del uso.

Presmanes destacó la importancia de no usar papel, “ayuda al ecosistema y evita el archivo de papel”. Por otro lado, subrayó la sincronización automática en el SIGA, lo que permite a los estudiantes acceder a su ficha de asistencia en el momento. “Para los bedeles se facilita saber qué listas les falta tomar o cuales ya tomaron ya que las diferencia por colores, las tomadas figura el aula en verde y las que no en rojo. Para los jefes, quienes tienen la posibilidad de asignar que aulas les va a tocar a cada bedel, también se facilita con el mismo sistema ya que logueándose podemos ver que listas le corresponde a cada uno”.