La UTN Buenos Aires nuevamente premiada por el IPACE y por la Asociación Americana de Calidad

En septiembre se realizó la séptima edición de la Competencia Regional de Equipos “Estrellas de la Excelencia”, organizada por el IPACE. Durante las mismas, nueve equipos de mejora de procesos presentaron proyectos implementados en sus empresas. La UTN Buenos Aires participó a través del proyecto “Que te lo pague Magoya”, cuyo objetivo fue optimizar los procesos de generación de las estructuras orgánicas para reducir los tiempos en la gestión de nombramientos docentes, lo cual conlleva una mejora de tipo administrativo y una reducción en el pago de haberes retroactivos.El equipo obtuvo tres premios: 2do Mejor Poster (votado por el público); Reconocimiento al trabajo en equipo en Educación; y el Premio Nivel Bronce, compitiendo con empresas e instituciones como Unilever, Telefónica, Movistar, Arcor, Bagley y la Pontificia Universidad Católica del Perú. Gracias a ello, en noviembre el proyecto representó a la Facultad en la National Quality Education Conference organizada por la Asociación Americana de Calidad (ASQ) en Millwauke, Estados Unidos, logrando el StarLevel (1er Premio) entre diez finalistas de su categoría. El año pasado, el equipo “Actas a Tiempo” también fue premiado por ambas asociaciones.

“Que te lo pague Magoya”

La necesidad de implementar metodologías de resolución de problemas en los procesos de la Dirección de Recursos Humanos, surgió a raíz de dificultades vinculadas al pago los haberes docentes, cuyos nombramientoslegaban con atrasos de hasta cinco meses. Esto ocasionaba un problema institucional; tanto para la Dirección, como para los docentes. Problema que excedía el ámbito económico, ya que por ejemplo los beneficios de DASUTeN (Dirección de Acción Social de la UTN) en el caso de los docentes nuevos se adquieren al momento del cobro del primer haber.

Parte del origen de este tipo de implementaciones en los circuitos administrativos de la UTN Buenos Aires se encuentra en los cursos de Calidad que se dictan a personal no docente desde 2010, y al consecuente cambio de cultura respecto al trabajo diario movilizado, en parte, a través de ellos.

“Nunca antes se había planteado una mejora en el proceso de pagos retroactivos. Cuando se formó el equipo y comenzamos a trabajar nos costó asimilar el cambio. Luego nos adaptamos y tuvimos éxito”, rememora Julio Benia Chiesa, Director de Recursos Humanos y parte del equipo “Que te lo pague Magoya”. El proyecto progresó con la colaboración de todas las áreas de la Facultad involucradas en el proceso. Se utilizaron herramientas de gestión de calidad como Matriz de Grupos de Interés, Principio de Pareto, Diagramas Causa Efecto, Espina del Pecado; Histogramas y Gráficos, entre otras.

Uno de los principales avances fue la creación de un nuevo instructivo, más claro y práctico para el docente a la hora de comprender qué documentación debe presentar en la Dirección. Además, se tomó control del proceso de orgánicas y se involucró a personal de los departamentos y del Decanato, según lo decidido en reuniones con las autoridades. Con la implementación del nuevo sistema se obtuvieron los resultados buscados: se logró que los docentes cobren a término.

Este cambio movilizó la necesidad de implementar nuevos sistemas de gestión en otros procesos de la Dirección de Recursos Humanos, acorde al objetivo de la Facultad de extender su aplicación a todas sus áreas. “Esto contagia, porque hay muchos compañeros que se interesan en hacer cursos de calidad y en ser parte de unequipo; es un incentivo para el personal”, entiende Julio Benia Chiesa.

La experiencia de Millwauke

A los Estados Unidos, del equipo completo (ver recuadro) viajaron el Ing. Juan Di Costa, Secretario de Planeamiento y Gestión de Procesos; Julio Benia Chiesa, Director de Recursos Humanos; Gabriela Krechuck, de la Dirección de Calidad Institucional; y Lucía Barutta, de la Secretaría Administrativa. El viaje se realizó entre el 14 y el 20 de noviembre, y la National Quality Education Conferencelos días 16 y 17. Durante la primera jornada fue presentado el proyecto, rebautizado “May God Help You”, durante los 65 minutos que otorgó la organización. En se lapso además se desarrolló una actividad interactiva con el público. El lunes 17 se realizó la entrega de premios, y la UTN.BA se llevó el Star Level Adward entre diez equipos, de los cuales uno era sueco y el resto estadounidenses. Los jueces quedaron tan satisfechos que utilizarán “May God Help You” como modelo de referencia a la hora de explicar a otros potenciales equipos cómo desarrollar sus proyectos.

El premio llegará a la Facultad a principios de 2015; durante el año próximo nuevos equipos trabajarán en proyectos para participar en las próximas ediciones de las competencias.

Balance

“La experiencia fue excelente. Como trabajador es un orgullo ser protagonista del cambio, sentirte parte de la organización. Nos sentimos incluidos”, señala Julio Benia Chiesa. Por su parte, el Ing. Juan Di Costa, Secretario de Planeamiento y Gestión de Procesos reflexiona:“Esto es parte de un objetivo a largo plazo, y tiene que ir acompañado de un cambio cultural. Desde la experiencia del año pasado el incremento en la participación del personal fue notable. Más allá de los premios y el viaje; la posibilidad de avanzar, de manera participativa, en proyectos que permitan la mejoradel trabajo diario es motivadora para cualquier trabajador. Creo que ese es el espíritu de estas experiencias”.

 Equipo “Que te lo pague Magoya”

Alejandro Baigüera

Lucia Barutta

Julio Benia Chiesa

Francisco De Lellis

Sebastián Deleon

Agustín De Luca

Juan Di Costa

Alejandra González

Gabriela Krechuk

Claudio Ramírez

Edith Ricciolini