La UTNBA sistematiza datos para mejorar la Gestión

La Secretaría de Planeamiento y Gestión de Procesos de la UTNBA creó una serie de tableros para sistematizar datos y generar reportes que permitan a las autoridades, Directores de Departamentos y de Cátedra, tomar mejores decisiones de gestión.

La Ing. Vanina Bottini, Secretaria de Planeamiento y Gestión de Procesos explicó que decidió comenzar a trabajar en la sistematización de la información porque “notamos que generábamos informes en Excel a partir de diferentes fuentes, nos costaba mucho elaborar uno completo; y cuando lo lográbamos quedaba desactualizado en el corto plazo, por lo que cuando se requería otro había que volver a generar todo”, aseguró.

“Uno de mis objetivos – continuó- fue que el esfuerzo se centrara en analizar los datos para la toma de decisiones, no en generar los reportes. Fijamos prioridades y comenzamos con un tablero de aspirantes e ingresantes, que era información que los Departamentos de carrera pedían prácticamente a diario en épocas de ingreso. Ahora pueden consultarla en forma autónoma, generar reportes sobre aspirantes, sobre ingresantes, las diferencias por género, por colegio, por zona de la que provienen, entre otras categorías”.

Estos tableros se realizaron en conjunto con el equipo de SUBTIC, el cual asesoró respecto a las tecnologías más adecuadas y criterios de manejo de los datos, segregación, permisos entre otros. La Secretaría de Gestión Académica ideó las estrategias de análisis para la creación conjunta de los tableros.

Uno de esos tableros permite consultar el rendimiento de los alumnos a nivel global, departamental o por materia, considerando el número de los que aprobaron, promocionaron, o abandonaron; y comparar esa información por turno, por curso, o por profesor.

“Generamos un tablero con el que en forma automática se puede analizar una materia, su rendimiento, cada uno de los cursos que la componen; se puede entender cómo está conformado cada uno de los cursos con un detalle profundo. Posibilita subir a ver un consolidado de toda la materia, por turnos, si es anual, si es cuatrimestral, si es de curso de verano. También se puede analizar el rendimiento del área en la que está inmersa esa asignatura, haciendo comparaciones entre áreas de un Departamento, en incluso entre Departamentos y a nivel UTNBA, teniendo en cuenta no sólo la periodicidad, el turno y la modalidad, sino también con una mirada evolutiva de cómo es la tendencia de la selección realizada”, aseguró Bottini.

Ese tablero permite ver también, la tendencia con respecto al abandono, cómo evolucionan los cambios de curso, la promoción, cuál fue el impacto del nuevo reglamento, de los cursos virtuales, o cursos de verano etc. herramientas que a los Directores de Carrera les permite ajustar procesos, junto con sus Directores de Cátedra, para que los alumnos puedan tener el mejor tránsito posible por sus asignaturas.

La Secretaria de Planeamiento y Gestión de Procesos consideró que “este es un tablero muy importante, lo estamos compartiendo con todos los Departamentos. Sólo nos queda presentarlo en Ingeniería Textil y cerraríamos con la etapa de difusión. Permite a los Directores ver la dispersión de los resultados dentro de una misma materia y a partir de eso se pueden tomar decisiones en relación a la forma de dictado de los cursos, o con la planificación de las modalidades, o bien generando nuevas opciones como por ejemplo asignaturas semipresenciales”.

“El análisis de rendimiento de los estudiantes de distintos cursos de un mismo docente – continuó- también puede complementarse con el de las encuestas docentes, para nutrir la interpretación de los resultados. Sobre este punto se realiza un trabajo interdisciplinario con otras áreas de la Facultad, como la Secretaria Académica”.

Otro de los tableros creados, es de trámites del Sistema de Gestión de Expedientes y Seguimiento de Trámites, que gestiona cantidades, duraciones así como los tiempos intermedios de cada uno de ellos, y además genera alertas a los Departamentos cuando tienen trámites por vencer.

“Al finalizar las inscripciones, ese tablero permite analizar los cursados sin pase que vinieron de otras regionales para hacer determinada materia, así como los que se fueron. Y cuando encontramos un patrón llamativo les confeccionamos informes a los Directores para su análisis”, sostuvo Bottini.

Búsquedas específicas

Otra de las herramientas que creó SUBTIC a pedido de la Secretaría fueron las búsquedas con “Querys”, que permiten generar consultas específicas a partir de una estrategia de análisis.

“Se pueden analizar distintas dimensiones con diferentes variables. Es decir, permite analizar según características de los cursos (materia, turno, horario, modalidad, etc.) y de los alumnos (año de ingreso, sexo, país de origen, colegio, tipo de ingreso, etc.), además del estado de aprobación”, aseguró la Secretaria.

“La posibilidad de consultar a demanda -continuó- nos permite analizar el impacto de nuevos proyectos en términos de capacidad áulica, de cualidades de determinados alumnos, y también de patrones como por ejemplo, las materias que más se recursan y en qué modalidades. Y en función de los análisis que vamos haciendo por iniciativa propia o por solicitud,  vamos agregando nuevas categorías. Este es un sistema que evoluciona en forma continua”, sostuvo Bottini.

La Secretaria destacó la buena recepción que tuvo este sistema entre los Directores de Departamentos: “lo empezaron a usar, y eso es muy bueno. Algunos nos han pedido cambios, como por ejemplo, el Departamento de Ingeniería Mecánica, porque nuestros datos tienen incluidos los de la Extensión Áulica Bariloche y tenemos que desglosarlo. Otros nos pidieron que agregáramos datos como el nombre del docente del curso. El Departamento de Sistemas de Información nos pidió una tabla de fechas para seleccionar los años que se quieren ver cuando hacen análisis temporales”, explicó.

Por otro lado “con el tablero de ingreso algunos Departamentos detectaron que habían quedado muchos aspirantes sin poder ingresar y nos pidieron sus datos para poder llamarlos y empezar a trabajar con ellos para la próxima fecha de ingreso. Quiero decir, se van tomando decisiones a partir de esos datos”.

Futuro cercano

La Secretaria de Planeamiento y Gestión de los Procesos adelantó que está trabajando en la implementación de un tablero de finales porque “el nuevo reglamento introdujo dos nuevas opciones: una es la promoción para todas las materias, que antes sólo estaba disponible para las de Ciencias Básicas y algunas asignaturas puntuales. Y otra es que ahora se puede rendir un final sin las correlativas que requiere ese final, durante un ciclo lectivo posterior a la fecha en la que se firma la asignatura. Lo que queremos analizar es en qué medida se dispuso de esas nuevas opciones y cómo están evolucionando en las distintas cátedras. Para eso, queremos generar un tablero en el que se puedan ver, de los que se anotan con esta condición, que sea en seguida de haberla cursado. Y comparar el rendimiento con ciclos lectivos anteriores, o cómo está afectando a las mesas de final según cada fecha e instancia”.

Otro de los proyectos que tiene previstos la Secretaría para 2019 consiste en armar un tablero de sistematización de datos para las acreditaciones de la Comisión Naciones de Evaluación y Acreditación Universitaria (CONEAU), “porque CONEAU pide gráficos y tablas predefinidas, con muchas características puntuales establecidas por ellos. Quiero trabajar para que el Departamento no tenga que ir armando datos manualmente sino que tenga un tablero en el que disponga de las tablas completas”, explicó.

“Por otro lado –continuó-, empezaremos la migración al SIU Guaraní, que este año se implementa en Posgrado. El equipo de SUBTIC comenzó con la migración de datos con miras a terminarla en octubre. El SIU Guaraní está integrado con un módulo de bussines intelligence que se llama Wichi, con lo cuál lo que tenemos ahora en Pentaho va a tener que migrar a Wichi; este es un trabajo enorme que se viene para fin de 2018 y principios del 2019”.

Por último, Bottini destacó que trabaja con un equipo sólido compuesto por “el Director de Gestión Académica: Francisco De Lellis que con su equipo que maneja las Inscripciones al ingreso, a los cursos, a finales, asi como la gestión de actas, notas, promociones, generación de libretas, etc.; Marisa Zummer, en la Dirección de Alumnos y Estudios quienes se encargan de todos los trámites de alumnos de grado a lo largo de su carrera como ser: excepciones a correlativas, cursados sin pase, cambios de especialidad, ingreso por equivalencias, pases mesas especiales, etc, (más de 15 trámites); Gabriel Carmona, a cargo de la Dirección de Títulos y  Certificaciones, dónde no sólo trabajamos para Grado sino también para pregrado y posgrado; y las bedelías, responsables de la toma de asistencia, la designación de las aulas y la atención a docentes y estudiantes”, sostuvo.  Estas áreas ejecutan diariamente distintos procedimientos administrativos que son analizados  dentro de la Secretaria y a partir de los cuales generan propuestas de mejora para los estudiantes, docentes y departamentos.