Virtual Box: un sistema de atención on line que respondió más de 2 mil videollamadas

El Departamento de Ingeniería en Sistemas de Información de la UTN Facultad Regional Buenos Aires, implementó un sistema de comunicación denominado Virtual Box, el cual promueve y facilita la atención online de los estudiantes de la carrera.

La iniciativa surge en el actual contexto de pandemia y se suma a la “ventanilla virtual” implementada en marzo de 2020. Ambos sistemas se enmarcan en el convenio entre UTNBA y el Consejo Profesional en Ciencias Informáticas (CPCI A.C. C.A.B.A.). En el caso de la ventanilla virtual, su implementación se extendió a otras áreas de la Facultad, como la Secretaria de Planeamiento y Gestión de Procesos y la Secretaria de Asuntos Universitarios (SAU).

Virtual Box es una solución que permite la generación de turnos de atención de forma virtual y el ingreso a la instancia de encuentro sincrónico por videoconferencia individual con el personal administrativo:

“Con este sistema generamos un proceso por el cual se le envía un link a todos los estudiantes que deben gestionar su inscripción a la cursada del ciclo lectivo para que sean atendidos con el sistema de virtual box. Los estudiantes agendan un turno en un día y en un horario y se conectan, con su número de legajo, a una sala de espera muy similar a como cuando uno se atiende virtualmente con un médico”, sostuvo el Ing. Ignacio Bengochea, Secretario Académico del Departamento de Ingeniería en Sistemas de Información de la Facultad.

Una vez que el estudiante ingresa a la sala, queda en lista de espera en función de su turno. El sistema posee particularidades que ayudan a que el flujo de personas sea más ágil: “si una persona ingresa a la sala 15 minutos antes de su turno y no hay nadie esperando, se lo atiende en ese momento, porque se prioriza avanzar con las personas que están esperando dado que de lo contrario habría mucha demora. El sistema nos permite, además, atender varias personas al mismo tiempo, en función de nuestro personal”, agregó Bengochea.

Desde la implementación de Virtual box el Departamento atendió más de 2 mil videollamadas, durante días de semana e incluso sábados y feriados, desde las 8 de la mañana hasta las 23 horas: “es importante mencionar este dato porque habla del compromiso del personal administrativo del Departamento, que realmente fue muy destacado”, resaltó el Secretario Académico del Departamento.

Por otro lado, El Ing. Andrés Bursztyn, Vicedecano y Director del Departamento de Ingeniería en Sistemas de Información, destacó que en virtud de la posibilidad técnica del Consejo Profesional de Ciencia Informáticas (CPCI A.C. C.A.B.A.), el sistema de Virtual Box puede extenderse e implementarse en cada área de la Facultad.

“Virtual Box es un sistema de reservas y asignación de turnos para la atención individual en una sala de videoconferencia. Lo más significativo es que es un modelo innovador en el ámbito de la universidad, que permite dar respuesta a diferentes problemáticas; en este caso fue aplicado a las inscripciones, pero es un modelo que puede ser utilizado para el resto de las áreas de la Facultad si así se requiriera”, subrayó Bursztyn.