LA UTNBA agilizó procesos para trámites en Tecnicaturas

La Secretaría de Cultura y Extensión Universitaria de la UTNBA, realizó una serie de modificaciones en los procesos de los trámites correspondientes a Tecnicaturas, lo que permitió hacerlos más eficientes y reducir el tiempo para concretarlos, en el marco de la política de Calidad que lleva adelante la Facultad.

El Ing. Christian Grillo, Secretario de Cultura y Extensión Universitaria (SCEU), explicó que cuando asumió como Secretario realizó un análisis de los procesos con los que se abordaban las administraciones de las carreras cortas (tecnicaturas y licenciaturas). Allí se detectó que los trámites administrativos de cada alumno se realizaban en forma manual, por lo que “para cada tecnicatura que se creaba se requería la contratación de uno o más recursos para desarrollar los procedimientos necesarios. Por este motivo, me propuse trabajar por procesos, para evitar que sólo fuera una persona quien conociese cada trámite en particular”, explicó.

En ese sentido, el Secretario recordó que comenzaron a detectar “errores en la gestión de las actas y trámites, que debían salvarse a través de procesos de validación que se trataban en los Consejos. Además, teníamos dificultades para dimensionar la problemática ya que no existía ningún indicador. Por citar un ejemplo, cuando una persona terminaba su carrera, recién a los 6 meses podía iniciar el trámite de su título debido al tiempo promedio que se demoraba en ordenar sus papeles. Con las modificaciones introducidas, actualmente el alumno puede iniciar el trámite de su título sólo 30 días después de haber rendido su último final”, destacó.

Para obtener ese resultado, la Secretaría realizó un trabajo de informatización de los procesos que ejecuta el personal nodocente. Asimismo, destacó que desde el área de administración académica “pusieron la mejor predisposición. Desde la conducción de esta transformación entendimos que había herramientas que tendrían que aprender a utilizar y por eso los capacitamos especialmente”.

En ese sentido, parte de los trabajadores no tenían incorporada la utilización de instrumentos tecnológicos, por lo que “tuvimos que hacer un trabajo de inserción en herramientas de ese tipo. En la actualidad, los mismos empleados que anteriormente hacían los trámites en papel, los realizan en el marco de un sistema tecnológico. Para esto se los capacitó, para que pudieran valerse de herramientas informáticas como el SIGA o los gestores de tickets que se utilizan en otros sectores de la Facultad”, aseguró Grillo.

El Secretario de Cultura y Extensión Universitaria destacó, además, que antes “como los trámites los hacía la persona destinada a cada tecnicatura, la ventanilla estaba abierta en el horario de trabajo de ese empleado. Actualmente el sector de atención al público se encuentra abierto de 9 a 21 hs y está destinado a resolver consultas y trámites de todas las carreras ofrecidas. Rápidamente notamos que este cambio generó una fidelización muy alta de los alumnos y una atención al público que antes no teníamos. Para hacer esto posible tuvimos una excelente colaboración de la Secretaría de Gestión Académica, que está a cargo de la Ing. Vanina Bottini”.

Los cambios implementados por la Secretaría permitieron reducir el tiempo para iniciar el trámite de obtención del título a 30 días, y dar respuesta a las consultas recibidas en un plazo máximo de 48 hs.